​          Việc ban hành thông báo nhằm tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác cải cách hành chính, tăng cường kỷ luật, kỷ cương công vụ, nâng cao chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp, đồng thời bảo đảm việc tiếp nhận, xử lý và giải quyết thủ tục hành chính được thực hiện thống nhất, công khai, minh bạch và đúng quy định.

          Nâng cao trách nhiệm trong công tác tiếp công dân, tổ chức và doanh nghiệp

          Theo nội dung thông báo, Ban Quản lý yêu cầu toàn thể công chức nghiêm túc thực hiện các quy định liên quan đến công tác tiếp công dân, tổ chức và doanh nghiệp. Việc hướng dẫn, trao đổi hoặc làm việc với cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp phải được thực hiện đúng trình tự, đúng thẩm quyền và đúng địa điểm được quy định.

          Cụ thể, khi có nhu cầu liên hệ công tác hoặc được hướng dẫn về thủ tục hành chính, cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp phải đăng ký với lãnh đạo phòng chuyên môn để được phân công công chức tiếp và hướng dẫn. Công chức chỉ được tiếp và làm việc với người dân, doanh nghiệp tại Phòng tiếp công dân hoặc tại phòng làm việc trong trường hợp cần thiết và được sự đồng ý của lãnh đạo phòng chuyên môn.

          Để bảo đảm tính công khai, minh bạch và trách nhiệm trong thực thi công vụ, toàn bộ nội dung làm việc phải được ghi chép đầy đủ vào sổ theo dõi của phòng chuyên môn. Ban Quản lý nghiêm cấm việc tiếp xúc, hướng dẫn hoặc nhận hồ sơ của công dân, tổ chức, doanh nghiệp ngoài khu vực được quy định nhằm phòng ngừa các hành vi tiêu cực, bảo đảm môi trường làm việc chuyên nghiệp và minh bạch.

          Thực hiện thống nhất quy trình tiếp nhận và chuyển giao hồ sơ

          Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ, văn bản trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, Ban Quản lý tiếp tục thực hiện cơ chế tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ thông qua Bộ phận tiếp nhận hồ sơ tập trung (cửa trung).

          Theo quy trình, hồ sơ từ Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố được nhân viên bưu điện chuyển đến cửa trung của Ban Quản lý. Chuyên viên Văn phòng phụ trách cửa trung có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra số lượng, thành phần hồ sơ theo sổ giao nhận của đơn vị bưu chính trước khi bàn giao cho các phòng chuyên môn xử lý.

          Khi nhận hồ sơ, công chức các phòng chuyên môn phải thực hiện đầy đủ việc ghi nhận thông tin hồ sơ, số lượng, thời gian nhận và ký xác nhận vào sổ theo dõi giao nhận hồ sơ. Quy trình này giúp tăng cường trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị trong việc quản lý hồ sơ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, giám sát và truy xuất thông tin khi cần thiết.

          Bảo đảm chặt chẽ trong công tác trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính

          Đối với kết quả giải quyết thủ tục hành chính như giấy phép, văn bản yêu cầu bổ sung hồ sơ, văn bản giải trình, văn bản trả hồ sơ hoặc các văn bản có liên quan, chuyên viên các phòng chuyên môn phải thực hiện bàn giao thông qua cửa trung theo đúng quy định.

          Khi chuyển hồ sơ, công chức xử lý phải ghi đầy đủ thông tin về tên hồ sơ, số lượng tài liệu, thời gian bàn giao và ký xác nhận vào sổ theo dõi. Sau đó, chuyên viên Văn phòng phụ trách cửa trung thực hiện bàn giao cho đơn vị bưu chính để chuyển đến Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố hoặc Bộ phận Một cửa theo quy định.

          Đặc biệt, để tránh nhầm lẫn trong quá trình phát hành văn bản, Ban Quản lý yêu cầu các văn bản được chuyển đến Bộ phận Một cửa để trả cho doanh nghiệp phải ghi ký hiệu “HCC" tại cuối phần “Nơi nhận". Quy định này góp phần bảo đảm việc luân chuyển hồ sơ được chính xác, hạn chế sai sót trong quá trình trả kết quả cho tổ chức và doanh nghiệp.

          Không để hồ sơ tồn đọng, chậm trễ trong giải quyết thủ tục hành chính

          Thông báo cũng giao trách nhiệm cụ thể cho người đứng đầu các phòng chuyên môn trong việc tổ chức thực hiện và kiểm tra việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ.

          Theo đó, các phòng chuyên môn phải thường xuyên cử công chức nhận bàn giao hồ sơ, văn bản tại cửa trung, bảo đảm không để hồ sơ tồn đọng quá 24 giờ. Đây là yêu cầu quan trọng nhằm nâng cao trách nhiệm của đội ngũ công chức, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, hạn chế tình trạng chậm trễ trong giải quyết thủ tục hành chính cho người dân và doanh nghiệp.

          Văn phòng Ban Quản lý được giao nhiệm vụ theo dõi, giám sát toàn bộ quá trình giao nhận hồ sơ giữa các đơn vị. Trường hợp phát hiện hồ sơ tồn quá thời hạn quy định hoặc công chức thực hiện không đúng quy trình, Văn phòng sẽ tổng hợp, báo cáo lãnh đạo Ban để xem xét, chỉ đạo chấn chỉnh và xử lý theo quy định.

          Tiếp tục xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại, phục vụ

          Việc triển khai Thông báo số 196/TB-KCNKKT thể hiện quyết tâm của Ban Quản lý các Khu công nghiệp, Khu kinh tế trong việc tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính, nâng cao chất lượng thực thi công vụ và đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính.

          Thông qua việc chuẩn hóa quy trình tiếp công dân, hướng dẫn doanh nghiệp, tiếp nhận và luân chuyển hồ sơ, Ban Quản lý hướng đến xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, công khai, minh bạch; đồng thời nâng cao mức độ hài lòng của người dân và doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị.

          Trong thời gian tới, Ban Quản lý sẽ tiếp tục tăng cường công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của đội ngũ công chức; kịp thời chấn chỉnh những tồn tại, hạn chế; phát huy vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu các phòng chuyên môn nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ, góp phần cải thiện môi trường đầu tư, kinh doanh và thúc đẩy sự phát triển bền vững của các khu công nghiệp, khu kinh tế trên địa bàn thành phố Đồng Nai./.196-TB.pdf

​