Theo đó, từ ngày 01/07/2026, mỗi cán bộ, công chức sẽ có hồ sơ điện tử được gắn mã định danh duy nhất để quản lý và tra cứu trên môi trường điện tử. Hồ sơ điện tử là hồ sơ được tạo lập, cập nhật, sử dụng và lưu trữ bằng phương thức điện tử, bao gồm các thông tin về quá trình làm việc và công tác từ khi tuyển dụng hoặc bầu cử đến khi thôi việc hoặc nghỉ hưu. Hồ sơ này gồm sơ yếu lý lịch điện tử và các thành phần hồ sơ khác được tạo lập từ dữ liệu của cán bộ, công chức.
Mỗi cá nhân sẽ có một hồ sơ điện tử gắn mã định danh duy nhất (mã định danh hồ sơ điện tử) dùng cho công tác quản lý, tra cứu trên môi trường điện tử. Việc thiết lập mã định danh được dựa trên số định danh cá nhân để đảm bảo sự nhất quán. Thời hạn lưu trữ hồ sơ điện tử được quy định bởi các quy định về văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức và dữ liệu, nhằm bảo đảm tính toàn vẹn, sẵn sàng và khả năng truy cập của dữ liệu.
Theo Điều 20 của Nghị định 27/2026/NĐ-CP, hồ sơ điện tử có thể thay thế các thành phần hồ sơ giấy trong công tác quản lý. Trong trường hợp nghiệp vụ yêu cầu sử dụng hồ sơ giấy, cơ quan quản lý hoặc đơn vị có thẩm quyền được phép khai thác hồ sơ điện tử trên Cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyển đổi sang bản giấy để sử dụng. Việc chuyển đổi từ hồ sơ điện tử sang bản giấy được thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử; cán bộ, công chức không cần tái tạo lại các thành phần hồ sơ đã có trong hồ sơ điện tử.
Ngoài ra, cơ quan quản lý và sử dụng cán bộ, công chức không được bắt buộc yêu cầu cung cấp lại thông tin hay thành phần hồ sơ đã có trong Cơ sở dữ liệu, trừ khi cần thiết để bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp. Trường hợp có thông tin, dữ liệu có sai lệch, cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm cập nhật thông tin lên hồ sơ điện tử trong phạm vi thẩm quyền. Quyền truy cập hồ sơ điện tử chỉ được cấp khi có sự đồng ý của người có hồ sơ thông qua thông điệp điện tử, và người có hồ sơ có quyền rút lại đồng ý bất cứ lúc nào. Khi phục vụ công tác cán bộ, các cơ quan có thẩm quyền được phép truy cập và xem hồ sơ điện tử trong phạm vi thẩm quyền và nhiệm vụ được giao, đồng thời có nghĩa vụ bảo mật thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định của pháp luật.
Hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức được kỳ vọng là nền tảng quản lý và tra cứu, với mã định danh duy nhất gắn cho mỗi người, đồng thời thay thế dần hồ sơ giấy trong công tác quản lý cán bộ, công chức. Việc sử dụng hồ sơ điện tử đi kèm với nguyên tắc cấp quyền truy cập và bảo vệ dữ liệu, cũng như các quy định chuyển đổi sang bản giấy khi cần thiết cho mục đích nghiệp vụ./.